20 reglas para la planificación, según Michael Kaiser



El pasado 16 y 17 de abril se realizó en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Buenos Aires, Argentina, el Simposio Sudamericano de Gerencia Artística, con la participación de Michael M. Kaiser, Presidente del John F. Kennedy Center (Washington, EEUU) y es responsable por la dirección artística y financiera de la organización, una de las más importantes del mundo
(http://www.kennedy-center.org/).

A continuación, sus consejos sobre cómo iniciar un proceso de planificación estratégica en una organización artística.

20 reglas para la planificación, según Michael Kaiser



1. La planificación es más un estado mental que un documento complicado ó un extenso proceso.
2. Los mejores planificadores y estrategas lo hacen de manera tan natural que parece intuitivo. Sin embargo, de hecho, trabajan dentro de un marco lógico en su mente.
3. Un proceso de planificación bien diseñado puede dar como resultado un plan sólido en un corto plazo, si se dispone de los recursos necesarios y de fuerte liderazgo.
4. Asegúrese de que una persona que tenga experiencia previa en planificación guíe el proceso. Puede ser un miembro del personal, de la junta, un voluntario externo o un consultor contratado.
5. Asegúrese de que su comisión de planificación incluya a la junta, personal y artistas. Todos deben sentir que participan.
6. No obstante, el proceso de planificación no es democrático. El objetivo del plan consiste en presentar la mejor opción posible para cumplir la misión de la organización, y no en elaborar una declaración débil que conforme a todos. No espere que una comisión elabore el plan; asegúrese de que el líder de la planificación esté dispuesto a preparar proyectos de cada sección; la comisión debe aportar comentarios a cada proyecto.
7. Los mejores planes son amplios e integrales; la mera suma de algunas de las estrategias favoritas de todos raras vez logra el éxito. La planificación tiene que ver con la escasez de recursos. Todos deben estar dispuestos a realizar elecciones difíciles.
8. Una estructura para la planificación hace que el proceso sea más eficaz y como resultado se obtiene un plan mejor. Si simplemente forma parte un grupo de personas y les pide que elaboren un plan, obtendrá pocos resultados, y ocupará mucho tiempo.
9. El plan debe estar motivado por una fuerte misión orientadora. La misión ayuda a asegurar que todos trabajen en la misma dirección y establece los únicos medios para evaluar el éxito. Un plan sin misión no tiene sentido.
10. No obstante, una misión sin una estrategia es un mero deseo. Un plan debe ser más que una serie de objetivos. Debe ser específico.
11. Lo que hace que un plan sea estratégico es el reconocimiento explícito de la importancia del ambiente. Lo que sucede alrededor de usted y de qué manera sucede determinan las claves del éxito en su “sector”.
12. Utilice la asociación sectorial, los medios, especialistas externos, investigación en Internet, etc. para obtener información acerca del ambiente en el que trabaja. No adivine ni acepte la opinión general.
13. Si el análisis del ambiente le indica las claves del éxito, una revisión objetiva de las fortalezas y debilidades de su propia organización –un análisis interno- le indica si usted posee o no estos factores del éxito.
14. Es imprescindible que el análisis interno se base en una visión objetiva de su organización. No sirve halagarse o criticarse demasiado. La planificación tiene que ver con la honestidad.
15. Se puede comparar la propia organización con la de otras compañías similares para conocer sus verdaderas fortalezas y debilidades. Las entrevistas con terceros con un punto de vista objetivo también pueden ser instructivas.
16. Las estrategias deben establecerse a partir de los análisis interno y del ambiente. Si su organización no tiene lo que necesita para ser exitosa, ¿Qué estrategias lo ayudarán a superar esto? Si usted tiene lo que se necesita para ser exitoso, ¿Cómo protege y explota estas fortalezas?
17. Las estrategias deben estar respaldadas por un plan operativo que indique la persona que será responsable de lograr dicha estrategia y el plazo en que deberá hacerlo.
18. Un plan financiero debe indicar que las estrategias proyectadas son asequibles. En caso contrario, resulta esencial revisar los planes estratégicos y operativos.
19. El plan terminado puede ser una importante herramienta para comunicarse con donantes, posibles miembros de la junta, el personal, la Junta y la prensa. Los donantes con experiencia apreciarán los análisis exhaustivos y honestos.
20. Un proceso de planificación sólo es exitoso si los participantes entienden la lógica de la planificación de tal manera que puedan cambiar el plan a medida que cambie el ambiente. Si todos en la organización aprenden a “pensar estratégicamente”, la organización sin duda tendrá éxito.